شرح وظایف

شرح وظایف هیئت مدیره بر اساس ماده ۲۴ اساسنامه:

  • حفظ و حراست اموال منقول و غیر منقول.
  • رسیدگی به حساب ها.
  • پرداخت دیون و وصول مطالبات.
  • اجرای مصوبات مجامع عمومی.
  • افتتاح حساب در بانکها طی انجام تشریفات قانونی.
  • تعقیب جریانات قضائی و اداری و ثبتی در کلیه مراحل قانونی در محاکم.
  • تعیین حکم و تعیین وکیل و عزل آن.
  • قطع و فصل دعاوی از طریق سازش.
  • مصالحه و در صورت اقتضاء تفویض و واگذاری تمام یا قسمتی از اختیارات خود به هر شخص دیگر اعم از حقوقی یا حقیقی با حق توکیل و سایر وظایفی که بر اساس اساسنامه به هیئت مدیره واگذار گردیده است.
  • به طور کلی هیئت مدیره می تواند هر اقدام و معامله ای را که ضروری بداند در مورد نقل و انتقال اموال منقول که مستلزم تصویب مجمع عمومی می باشد پس از تصویب مجمع به نام سازمان انجام دهد.

 

شرح وظایف هیئت مدیره از منظر تدوین کننده:

  • تشکیل جلسات ادواری متناسب با نیاز سازمان.
  • تهیه دستورالعمل های مورد نیاز زیرمجموعه.
  • بررسی عملکرد ادواری سازمان.
  • آموزش و نظارت بر زیرمجموعه جهت ارتقاء کیفی و کمی سازمان.
  • همفکری به منظور عبور از مشکلات.
  • شناسایی تهدیدات و تبدیل آنها به فرصت.
  • به روزسانی شرح وظایف و آیین نامه های مربوطه.

 

شرح وظایف مدیر عامل بر اساس ماده۳۲ اساسنامه:

  • نمایندگی قانونی در مراجع رسمی و نهادها و در برابر اشخاص حقیقی و حقوقی.
  • استخدام و عزل و نصب کارکنان در حدود ضوابط و مصوبات و با تصویب هیئت مدیره.
  • نگهداری دارایی، اموال، حسابها، اسناد و دفاتر .
  • اعمال اختیاراتی که بصورت موردی یا مقطعی از جانب هیئت مدیره به وی تفویض شده باشد.
  • ارائه پیشنهادهای لازم در زمینه گسترش، بهبود و هماهنگی در فعالیتهای سازمان به هیئت مدیره جهت ارائه به مجمع عمومی.
  • تهیه پیش نویس ترازنامه، بودجه، خط مشی و گزارش سالیانه جهت بررسی هیئت مدیره و ارسال به مجمع عمومی.
  • تهیه پیش نویس آئین نامه های مورد لزوم جهت طرح و تصمیم گیری در هیئت مدیره.
  • نظارت و ایجاد هماهنگی در فعالیت شعب، نمایندگی ها و دفاتر.
  • پیشنهاد برگزاری جلسه مجمع عمومی فوق العاده با ذکر علل موجه برای تصویب به هیئت مدیره.
  • انجام سایر وظایف و اختیاراتی که طبق اساسنامه و قوانین و مقررات مربوطه به مدیرعامل محول شده یا بشود.

 

هیئت رئیسه:

  • مدیر عامل
  • معاونین
  • مدیران مستقل

 

کمیسیون عالی:

  • اعضای هیئت مدیره
  • اعضای هیئت رئیسه
  • دبیر کارگروه ها یا نائب های آن ها

 

شرح وظایف کمیسیون عالی از منظر تدوین کننده:

  • تهیه و تدوین آیین نامه های مورد نیاز سازمان.
  • اولویت بندی صورتجلسات و اسناد ایجاد شده در کارگروه ها.
  • تهیه و تنظیم سند نهایی.
  • تعیین مبادی موردنظر جهت مکاتبات اسناد.

 

شرح وظایف مشاور حقوقی:

  • تهیه متن قراردادهای سازمان و نظارت بر روند عقد آنها.
  • ارائه اطلاعات لازم و انجام امور حقوقی مربوط به انواع مناقصه ها، مزایده ها و … .
  • ارائه مشاوره های حقوقی به مدیران و کارکنان در صورت لزوم.
  • جمع آوری، بررسی و تنظیم اطلاعات لازم برای تهیه قوانین، اساسنامه ها، آیین نامه ها، دستورالعمل ها و … .
  • جمع آوری اطلاعات لازم و استفاده از آنها برای دفاع از حق سازمان در محاکم قضایی.
  • رسیدگی به شکایات و پیگیری پرونده های حقوقی و دعاوی اداری و استخدامی.
  • بررسی و نظارت بر قوانین سمن و رفع نواقص و تدوین قوانین جدید مورد نیاز.

 

شرح وظایف واحد نظارت از منظر تدوین کننده:

  • تهیه و تدوین و اصلاح آیین نامه های داخلی.
  • فعالیت مستمر و هدفمند جهت جمع آوری اطلاعات درباره مراحل قبل، حین و بعد از مأموریت ارکان سازمان.
  • تجزیه و تحلیل اطلاعات به دست آمده.
  • تطبیق نتایج بدست آمده با اهداف و وظایف قانونی سازمان.
  • تهیه و ارائه پیشنهادات مناسب در راستای تصمیم‌سازی.
  • رسیدگی به تخلفات متصوره در حین بررسی های سیستماتیک و یا به دستور ریاست هیئت مدیره.

 

شرح‌ وظایف‌ روابط عمومی‌:

مهمترین‌ وظیفه‌ روابط عمومی‌، شناخت‌ افکار عمومی‌ و نفوذ در آن‌ برای‌ جلب‌ رضایت‌ افکار عمومی‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ که‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بیرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ می‌شود . بی‌تردید، این‌ وظیفه‌ در قالب‌ مجموعه‌ای‌ از فعالیتهای‌ ارتباطی‌ صورت‌ می‌گیرد که‌ می‌توان‌ آنها را تحت ‌عناوین‌ ارتباطات، امور فرهنگی‌ و نمایشگاه‌ها، انتشارات ، سنجش‌ افکار، پژوهش‌ و برنامه‌ریزی ‌دسته‌بندی‌ کرد.

 

شرح وظایف معاونت پشتیبانی:

  • تهیه و تدوین آیین نامه مربوطه
  • نظارت و هماهنگی جهت مدیریت های اداری و مالی
  • شرکت در جلسات هیئت رئیسه
  • بررسی و ارائه راهکارهای تعالی سازمان جهت نیل به اهداف عالیه
  • شرکت در کمیسیون عالی

 

 

شرح وظایف مدیر مالی:

  • پیگیری، کنترل وصول درآمدهای سازمان شامل شهریه و … .
  • کنترل و ثبت کلیه هزینه ها.
  • تهیه و تنظیم ترازنامه های دوره ای.
  • بایگانی اسناد و مدارک مالی.
  • انجام وظایف و ارائه خدمات در قالب طرح اتوماسیون سازمان در صورت ایجاد.
  • انجام عملیات دریافت و پرداخت مربوط به سپرده ها با بانک و مؤسسات طرف حساب.
  • رسیدگی به حساب های بانکی سازمان و تهیه صورت مغایرت بانکی.
  • پرداخت حقوق و مزایای کارکنان و اعضا و سایر هزینه های مؤسسه طبق مقررات.
  • رسیدگی به تنخواه گردان و اسناد هزینه های مربوط به آن.
  • انجام کلیه امور مربوط به دریافت و پرداخت وجوه بر مبنای مقررات جاری.
  • اجرای کدینگ (طبقه بندی) حساب‌ها، براساس شکل متحد، به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارشات مالی بین مؤسسات پس از تصویب رئیس سازمان.
  • اجرای آن بخش از عملیات مالی سازمان که در چارچوب بودجه تفصیلی مصوب هیئت مدیره برعهده مدیر امور مالی می باشد.
  • نگهداری حساب اموال و نظارت بر حساب اموال مذکور و همچنین نظارت بر انبار.
  • تهیه گزارشات لازم از نحوه عملکرد جهت ارائه به مقام مافوق.
  • اجرای امور مالی مؤسسه با توجه به مقررات و قوانین مربوطه.
  • راهنمایی و پاسخگویی مسئولانه به مراجعه کنندگان.
  • همکاری در انجام سایر کارهای اداری با همکاران.
  • رعایت امانت و عدم افشای مطالبی که در حین کار در جریان قرار می گیرد.
  • انجام سایر امور ارجاعی در چارچوب امور سازمان.

 

شرح وظایف کارشناس مالی:

  • انجام کلیه امور تفویض شده از جانب مدیر مالی.
  • انجام کلیه امور دفتری

 

شرح وظایف مدیر اداری:

  • انجام امور رفاهی و اجتماعی مربوط به کارکنان حوزه مسئولیت در جهت برخورداری آنان از مزایای صندوق پس انداز، تسهیلات اعتباری سایر موسسات و نیز انجام امور مرتبط با تعاونی های مصرف و مسکن.
  • بررسی وضعیت آموزش کارکنان در ارتباط با تشخیص آموزش های مورد نیاز بر اساس نظام آموزش مصوب و نیز بر مبنای پیشنهادهای مدیران و معرفی افراد به مدیریت آموزش جهت شرکت آنان در دوره‌های علمی و عملی.
  • ثبت و ضبط نامه های وارده و صادره و ارائه خدمات پستی.
  • نگهداری سیستم بایگانی پرسنلی و موضوعی و ارائه اطلاعات به مدیران از طریق مراجعه به سوابق و مدارک و پرونده ها.
  • بهره برداری از سیستم های مخابراتی ( تلفن، فاکس و بی سیم ).
  • تنظیم و نگهداری ساختمان ها و محوطه ها و فضاهای کار و ایجاد نگهداری فضای سبز به طرقی مقتضی.
  • ارائه گزارش های تخصصی و آمار و اطلاعات مورد نیاز در زمینه فعالیت‌های اداری، پرسنلی و رفاهی به مدیریت مافوق و واحدهای تخصصی ستادی.

 

شرح وظایف دبیرخانه:

  • نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی.
  • تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران.
  • دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی سازمان.
  • پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان.
  • پاسخگویی به تلفن ها.
  • کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری.
  • تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها.
  • کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Access و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری.
  • سایر وظایف عمومی و دفتری متناسب با نیازهای سازمان و حتی سلیقه مدیریت.

 

شرح وظایف واحد بایگانی:

  • دسته‌بندی مدارک و سوابق بر حسب نام ادارات و دوائر مربوط به منظور ضبط در پرونده.
  • بایگانی نامه‌ها، اوراق، اسناد و مدارک و تهیه فهرست مربوطه.
  • نگهداری دفتر اندیکس یا کارت‌های مخصوص بایگانی و تعیین شماره مخصوص هر یک از پرونده‌ها (دستی یا مکانیزه)
  • پیوست کردن پرونده‌ها یا سوابق مربوط به هر یک از نامه‌هایی که سوابق آنها خواسته شده.
  • طبقه بندی اسناد بر حسب مشخصات نام، موضوع، تقسیم بندی جغرافیایی و یا تاریخ.
  • تنظیم اسناد بر اساس الفبایی، شماره‌ای و موضوعی یا شماره‌ای و موضوعی به منظور بایگانی اسناد در هر پرونده.
  • بازرسی اسناد و نامه‌های و ملاحظه امضاء مسئولین که اجازه بایگانی نمودن سند یا نامه را می‌دهد.
  • نگهداری نامه‌هایی که تاریخ تعقیب و اقدام آنها تعیین شده و ارسال آنها در موعد مقرر به واحد اقدام کننده.
  • تهیه فرم مخصوص جهت خروج سند یا پرونده از بایگانی به منظور کنترل و اطلاع از اینکه پرونده به کدام اداره و یا مسئولین اقدام تحویل شده.
  • آماده کردن پرونده‌های که بایستی به خارج از سازمان ارسال گردد ( شمارش، اوراق، لاک و مهر کردن و تهی فهرست و … ).
  • انجام سایر امور مربوط که از طرف مقام مافوق ارجاع می‌گردد.

 

شرح وظایف آموزش:

  • بررسی وضعیت موجود
  • تهیه لیست نیازهای آموزشی
  • ساماندهی دوره های آموزشی مورد نیاز سازمان
  • مطالعه و ارائه راهکارهای موجود به منظور ارتقاء علمی سازمان

 

شرح وظایف معاونت پژوهشی از منظر تدوین کننده:

  • تدوین و اصلاح آیین نامه های داخلی.
  • کمک به ایجاد و توسعه کارگروه های پژوهشی.
  • نظارت بر فرآیند کارگروه‌های پژوهشی.
  • آموزش و تعلیم دبیران.
  • جمع آوری و جمع بندی و تهیه گزارش نهایی جهت طرح در کمیسیون عالی.
  • بررسی و طرح پیشنهادات جهت حسن انجام امور.
  • تهیه و تدوین سند چشم انداز و نقشه جامع علمی منطبق با اهداف سازمان در حیطه اساسنامه.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.

 

شرح وظایف کارگروه پژوهشی از منظر تدوین کننده:

  • احصاء مشکلات و موانع موجود در جامعه هدف.
  • اولویت بندی موانع و مشکلات احصاء شده.
  • نقد و بررسی موانع و مشکلات به ترتیب اولویت.
  • تهیه و تدوین راهکار برون رفت از موانع احصاء شده.
  • ارائه سند نهایی به معاونت پژوهشی.

شرح وظایف دبیر کارگروه از منظر تدوین کننده:

  • تدوین و اصلاح آیین نامه های داخلی مربوطه.
  • هدایت کارگروه منطبق بر اساس نامه و آیین نامه به سمت اهداف و خط مشی سازمان.
  • جلوگیری از انحراف کارگروه از اهداف تعیین شده.
  • ایجاد وحدت و هماهنگی و انسجام بین اعضا.
  • نظارت بر عملکرد و جلسات کارگروه.
  • پیگیری مشکلات و کمبودهای کارگروه و انتقال آن به معاونت پژوهشی.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.
  • همت به رشد، تربیت و توانمندسازی خود در عرصه های تعیین شده.

 

شرح وظایف نائب دبیر از منظر تدوین کننده:

  • همکاری و هماهنگی و همفکری در جلسات کارگروه و کمک به دبیر در اداره آن.
  • تفویض کلیه امور محوله ی دبیر به نائب درصورت عدم حضور وی.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.

 

شرح وظایف مسئول هماهنگی از منظر تدوین کننده:

  • تنظیم زمان و تدوین دستور جلسات با هماهنگی دبیر و نائب دبیر.
  • اطلاع رسانی به اعضای کارگروه در خصوص زمان و دستور جلسات.
  • تامین نظم قبل از شروع جلسات مانند هماهنگی محل جلسه، تهیه و تامین ابزار، حضور و غیاب و … .
  • تنظیم صورت جلسات، گزارشات مورد نیاز و سایر مکاتبات متصوره.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.

شرح وظایف عضو عادی از منظر تدوین کننده:

  • شرکت در کلیه همایش ها و فراخوان‌های سمن.
  • همکاری و همیاری با مسئولین سمن در رده‌های مختلف.
  • پرداخت به موقع حق عضویت.
  • گزارش هرگونه نقص و حادثه تأثیرگذار در روند امور مربوط به سمن.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.

 

شرح وظایف عضو ساعی از منظر تدوین کننده:

  • شرکت فعال و مستمر در جلسات کارگروه‌های پژوهشی.
  • شرکت در کلیه همایش ها و فراخوان‌های سمن.
  • همکاری و همیاری با مسئولین سمن در رده‌های مختلف.
  • پرداخت به موقع حق عضویت.
  • گزارش هرگونه نقص و حادثه تأثیرگذار در روند امور مربوط به سمن.
  • شناسایی و جذب اعضای جدید و موثر.